Kassensysteme für den Einzelhandel und die Gastronomie
Moderne Kassensysteme bieten eine Vielzahl von Vorteilen, ob im Geschäftsalltag oder auch in der Buchführung, verglichen mit älteren meschanischen Registrierkassen aus der Vergangenheit. Problematisch ist nur, dass es eine große Anzahl an unterschiedlichsten Kassensystemen gibt, sodass eine Entscheidung zu treffen, nicht leicht fällt und nur mit der umfänglichen Kenntnis der persönlichen Anforderungen und des am Markt vorhandenen Angebotes getroffen werden kann. Gerade auch im Hinblick auf die Digitalisierung besonders im Einzelhandel oder in der Gastronomie wird es für den Händler besonders wichtig, die Verkaufswege effizienter miteinander zu kombinieren. Der Kunde erledigt seine Einkäufe kanalübergreifend und nicht ausschließlich on- oder offline. Daraus resultiert, dass der stationäre herkömmliche Handel mit dem Onlinehandel verknüpft wird. Die Internetpräsenz in Form von Websites und Onlineshop rückt dabei ebenfalls immer näher in den Fokus. Ein gut funktionierendes Kassensystem ist nicht nur gut für die Buchhaltung, sondern bietet Ihnen auch diverse Möglichkeiten bezüglich der Produkt- und Bestandsverwaltung.
Die innovativen Kassensysteme von heute sind eine praktische Verwaltungsmöglichkeit für Warengruppen und Sortimentspflege sowie einem Echtzeit-Abgleich der Produktbestände. Berichte zu verkauften Produkten, Bestseller-Listen und Warenanalysen ermöglichen darüber hinaus einen idealen Nachbestellprozess sowie eine wirtschaftliche Sortimentsgestaltung. Nicht nur dem Finanzamt wird durch ein digitales Kassensystem der Überblick über alle Geschäftszahlen und Kassenvorgänge erleichtert – der Händler profitiert ebenfalls davon. Besonders selbständige Unternehmer sollten stets bestens über interne Geldbewegungen im Bilde sein, um ggf. Prozesse zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Die vielseitigen Möglichkeiten des modernen Kassensystems
Ein Kassensystem im klassischen Sinne bezeichnet eine EDV-Lösung. Diese besteht aus rein technischer Sicht aus einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse mit angebundenen Peripheriegeräten oder -software. Diese unterscheiden sich vor allem bei den verwendeten Betriebssystemen und in der Art der Datenspeicherung. Die PC-Kasse verwendet meistens ein marktgängiges Betriebssystem, die elektronischen Registrierkassen hingegen arbeiten häufig mit proprietären Betriebssystemen. Die erhobenen Daten werden von PC-Kassen auf einem internen Datenträger gesichert oder zur externen Archivierung direkt übermittelt. Somit können die Geschäftsdaten ganz bequem beispielsweise in der Cloud gespeichert werden, um unter anderem auch gleichzeitig ein Sicherheitsbackup der lokal gespeicherten Daten zu erzeugen. Die elektronischen Registrierkassen hingegen speichern die Daten häufig auf einem Datenträger direkt in der Kasse. Wenn Sie anfangs noch nicht entscheiden können, welches Kassensystem für Sie geeignet ist, sollten Sie vor allem bei der Entscheidungsfindung die steuerrechtlichen Pflichten und Geschäftsabläufe berücksichtigen. Die Kasse ist demnach ein wichtiger Bestandteil des gesamten Systems und beinhaltet die Kassensoftware, die den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsfall zeitgleich dokumentiert. Diese ist jederzeit um weitere Hardwarekomponenten flexibel erweiterbar. Vom Bondrucker bis zum Barcodescanner sind hier vielfältigste Ausführungen möglich, die in Abhängigkeit des Einsatzzweckes zu wählen sind.
Gerade in der Gastronomie verwenden moderne Betriebe automatische Kassensysteme. Die einst herkömmliche Vorgehensweise bei der Kassenführung ist in der heutigen digitalen Welt nicht mehr zeitkonform und versursachen nebenbei zu hohe innerbetriebliche Kosten und sind gerade für moderne Betriebe nicht mehr ausreichend flexibel.
Das wichtigste und für Unternehmen interessanteste Kriterium bei der Wahl eines Kassensystems ist die optimale Flexibilität des Gerätes verbunden mit geringen Kosten. Die früheren Spezialanfertigungen von Kassen gehören der Vergangenheit an. Heutige Pocket PCs bzw. PDAs können optimal mit den handelsüblichen Access-Points (Antennen) kombiniert werden. Am besten eignen sich in vielen Fällen mobile Kassen, die durch Schutzhüllen besonders robust sind. Sollte der Kellner in seinem hektischen Berufsalltag das Gerät fallen lassen, so kommt es nicht zu Beschädigungen und die Arbeit wird nicht gestört oder beeinträchtigt. Die Zuverlässigkeit der Gerräte und ihre geringe Störanfälligkeit stehen dabei besonders im Fokus der Betrachtung. Zudem ist auch wichtig, dass das Gerät einfach und schnell zu bedienen ist. Eine etwaige Fehlerbehebung kann mittels bequemer Fernwartung durchgeführt werden. Diese Methode ist besonders schnell, effizient und kostenneutral.
Kassensystem für Handel oder Gastronomie
Kassensysteme können in zwei Kategorien klassifiziert werden. Zum einen gibt es das Kassensystem für die Gastronomie, dass nicht nur die Funktion einer Registrierkassen erfüllen muss, sondern auch als Bestell- und Informationssystem seine Funktion inne hat. Die Kassensysteme im Handel hingegen müssen eine miteinander verknüpfte Datenflut erfassen und ausgeben. Häufig findet sich hier auch eine direkte Anbindung an eine Materialwirtschaft oder Buchhaltung.
Kassensystem für die Gastronomie: Was sollten Sie beachten?
Die Kassensysteme für den Gastronomie-Bereich müssen nochmals in zwei Kategorien ihrerseits unterschieden werden. Es gibt zum einen die Gastronomie mit Tischen und es gibt die Systemgastronomie wie beispielsweise Fast Food Restaurants, die keine Tischbedienung anbieten. Für Betriebe mit Tischbedienung sollten kleine und tragbare Kassen in Form von Pocket-PCs oder PDAs mit Touchdisplay praktisch. Hier spricht man auch von mobilen Kassen. Hierbei können Bestellungen direkt aufgegeben werden, an die Küche gesendet und anschließend abgerechnet werden. Wichtig auch hier ist, dass Sie bei der Wahl einer mobilen Kasse auch einem Sturz trotzen können. Um den Komfort der mobilen Kassen uneingeschränkt nutzen zu können, sollten Sie auf jeden Fall auf eine ausreichende Funkausleuchtung achten. Auch können die Systeme mit einem handelsüblichen Access-Point (Antenne) kombiniert werden. Für Gastronomiebetriebe ohne Tischbedienung eignen sich in jedem Fall stationäre Systeme ähnlich wie im Handel.
Kassensysteme für den Handel: Welche Möglichkeiten gibt es?
Standardmäßig werden gute Kassensysteme für den Handel mit einem Thermodrucker angeboten. Somit kann die Rechnung oder auch der Bon direkt gedruckt werden. Das System lässt sich natürlich auch durch beispielsweise einem EFT-Zahlungsterminal, Barcodescanner oder einer Kundenanzeige problemlos erweitern. Sollten Sie im Handel tätig sein und überlegen welches Kassensystem für Sie das richtige ist, sollten sie vorweg für sich wissen, welche Hardwarekomponenten Sie zusätzlich benötigen. Der Vorgang an der Kasse sollte für die Kassiererin/den Kassierer einfach und schnell zu bewältigen sein und gleichfalls komfortabel und übersichtlich für den Kunden. Auch im Hinblick auf die notwendige Software sollten Sie im Fokus haben, dass buchhalterische Vorgänge berücksichtigt werden. Vergegenwärtigen Sie sich, ob Sie eine Stornofunktion, Rabatttasten, Schnittstellen zu PCs usw. benötigen. Haben Sie auf diese Fragen die Antworten zur Hand, lässt sich auch die Entscheidung einfacher treffen.
Behördliche Anforderungen an Kassen
Gerade steuerpflichtige Unternehmen, die Registrierkassen verwenden, sind gesetzlich verpflichtet, Kassendaten zu dokumentieren. Dank der modernen Kassensysteme ist dies heutzutage sehr einfach und unprobelmatisch. Die Erfassung der Daten erfolgt automatisch. Somit können die Informationen gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Die Anforderung der deutschen Finanzbehörden an Kassensysteme finden sich in den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). In Deutschland gibt es technische Mindestanforderungen an alle eingesetzten Geräte am Point of Sale, die eingehalten werden müssen.
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